ஆட்சியாளர்களால் இயற்றப்படும் தீர்மானங்களுக்கு இணையான ஆற்றலை கொண்ட ஒரு தீர்மானத்தை எங்கோ ஒரு மூலையில் உள்ள கிராமவாசிகளும் இயற்றலாம் என்பதனை அடிப்படையாக கொண்டு உருவாக்கப்பட்டதே கிராமசபை கூட்டம்.
இதில் நிறைவேற்றப்படும் தீர்மானங்கள் சட்டசபை மற்றும் நாடாளுமன்றத்தில் இயற்றப்படும் தீர்மானங்களுக்கு இணையானதாகவே வரையறுக்கப்படுகிறது. கிராம சபை கூட்டம் என்பது ஆண்டுதோறும் 4 முறை நடைபெறும். குடியரசு நாள் (ஜனவரி 26), தொழிலாளர் நாள் (மே 1), சுதந்திர நாள், (ஆகஸ்டு 15) மற்றும் காந்தி ஜெயந்தி (அக்டோபர் 2) ஆகிய நான்கு நாட்களின் போதும், தமிழ்நாட்டின் அனைத்து கிராம ஊராட்சிகளிலும் இந்த கூட்டம் நடைபெறும்.
இது ஊராட்சி மன்ற தலைவர் அல்லது துணை தலைவர் தலைமையில் நடைபெறும். ஊராட்சி மன்ற நிர்வாகத்தில் வளர்ச்சித் திட்டங்களை திட்டமிடுதல் மற்றும் செயல்படுத்தப்படுதல் மற்றும் பயனாளிகளின் விருப்பத்தின்படி பொதுமக்களின் பங்களிப்பை மேம்படுத்துதல் மற்றும் சமூக தணிக்கைக்கு வழி வகுத்தலே கிராம சபைக் கூட்டதின் நோக்கமாகும்.
கிராம சபைக் கூட்ட நடைமுறைகள்:
*கிராம ஊராட்சி மன்றத்துடன் கலந்தாலோசித்து கிராம சபைக்கான கூட்டப் பொருளை தயார் செய்து குறைந்தபட்சம் ஏழு நாட்களுக்கு முன்பாக கூட்டம் குறித்த அறிக்கையினை ஊராட்சி மன்றத் தலைவர் வெளியிடுதல் வேண்டும்.
*பின்னர் தண்டோரா, துண்டு பிரசுரம் மூலம் முக்கிய இடங்களில் விளம்பரம் செய்தல்.
*ஊராட்சிக்கு சொந்தமான பொது இடங்களில் சுழற்சி முறையில் கிராம சபைக் கூட்டங்கள் நடத்தப்பெற வேண்டும்.
*ஒரே ஊராட்சியைச் சேர்ந்த பல குக்கிராமங்கள் இருப்பின் சுழற்சி முறையில் வெவ்வேறு குக்கிராமங்களில் கிராம சபைக் கூட்டம் நடத்தப் பெற வேண்டும்.
*கிராம ஊராட்சி வரவு செலவு குறித்த அறிக்கை மற்றும் அரசு, ஊரக வளர்ச்சி இயக்குநர் மற்றும் ஊராட்சிகளின் ஆய்வாளர்/மாவட்ட ஆட்சியரால் குறிப்பிடப்படும் இதர திட்டங்கள் குறித்து கிராம சபையில் விவாதிக்கப்பட வேண்டும்.
*ஒவ்வொரு ஆண்டும் கிராம ஊராட்சிக் குழுவின் அனைத்துப் பரிந்துரைகளையும் தொகுத்து ஜனவரி 26-ந்தேதி நடைபெறும் கிராம சபைக் கூட்டத்தில் தெரிவிக்க வேண்டும்.
கிராமச் சபைக் கூட்டத்தை நடத்த, ஊராட்சி மன்றத்தின் மொத்த வாக்காளர்களில் 10% வாக்காளர்களாவது கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ள வேண்டும்.
*500 வரை மக்கள் தொகை கொண்ட ஊராட்சியின் கிராமச் சபை கூட்டத்தில் குறைந்தபட்சம் 50 பேர் கலந்துகொள்ள வேண்டும்.
*501 – 3,001 வரை மக்கள் தொகை கொண்ட ஊராட்சியின் கிராமச் சபை கூட்டத்தில் குறைந்தபட்சம் 100 பேர் கலந்துகொள்ள வேண்டும்.
*3001 – 10,000 வரை மக்கள் தொகை கொண்ட ஊராட்சியின் கிராமச் சபை கூட்டத்தில் குறைந்தபட்சம் 200 பேர் கலந்துகொள்ள வேண்டும்.
*10,000க்கு மேல் மக்கள் தொகை கொண்ட ஊராட்சியின் கிராமச் சபை கூட்டத்தில் குறைந்தபட்சம் 300 பேர் கலந்துகொள்ள வேண்டும்.
குறைந்தபட்ச உறுப்பினர்கள் கலந்து கொள்ளாத போது, நடத்தப்படும் கிராம சபைக் கூட்டத்தின் தீர்மானங்கள் சட்டப்படி செல்லுபடியாகாது.