நமக்கும் நேரத்துக்கும் ரேஸ்... ஜெயிப்பது யார்?

'டைம் மேனேஜ்மென்ட்' என்ற ஒரு சொல்லை நம் அலுவலகங்கள், கல்வி நிலையங்கள், விளையாடும் இடங்கள் என எங்கு சென்றாலும் சொல்கிறார்கள். உண்மையில் நேரத்தை நிர்வகிக்க முடியுமா? ஒரு நாளைக்கு 24 மணிநேரம், ஒரு மணிநேரத்துக்கு 60 நிமிடம், ஒரு  நிமிடத்துக்கு 60 வினாடி என்பது உலகத்தில் உள்ள எல்லோருக்கும் சமம். அதை குறைக்கவோ கூட்டவோ முடியாது. ஆனால் நாம், தேவையில்லாத இடத்தில், நம் நேரத்தை வீணடிப்பவர்களிடத்தில் செலவழிப்பதை குறைக்கவோ தவிர்க்கவோ முயற்சிக்கலாம். உண்மையில் நம்மை நிர்வாகிப்பது தான் நேரத்தை நிர்வாகிப்பது. 

 

பரீட்டோ (Pareto) விதி என்று ஒன்று உண்டு. அதன்படி மனிதர்களின் அனைத்து செயல்பாடுகளிலும் 80 சதவிகித விளைவு என்பது 20 சதவிகித காரணத்தால் நிகழ்வது. அதாவது, ஒரு சேல்ஸ் ரெப் இருக்கிறார் என்றால், அவருடைய என்பது சதவிகித டார்கெட், அவருடைய மொத்த உழைப்பில் 20 சதவிகித உழைப்பு செலுத்தப்படும் இடத்திலிருந்து தான் வரும். ஒரு தேசத்தில், 80 சதவிகித நிலம் 20 சதவிகித செல்வந்தர்களிடம் தான் இருக்கும். இப்படி எல்லாவற்றுக்கும் இந்த 80/20 பொருந்தும். எனவே நேரத்தை அந்த முக்கியமான 20 சதவிகித வேலைகளில் செலவு செய்கிறோமா இல்லையா என்பதே நமக்கும், சுந்தர் பிச்சைக்கும் ஜிக்னேஷ் மேவானிக்கும் முகேஷ் அம்பானிக்கும் நரேந்திர மோடிக்கும் வித்தியாசத்தை ஏற்படுத்துகிறது.

'சேதுபதி IPS' படத்தில் கேப்டன் போல கடிகாரத்தில் ஏறி நின்று நேரத்தை நிறுத்த முடியாது. நேரம் எப்பொழுதும் ஓடிக்கொண்டிருக்கிறது, பிடித்து வைக்க முடியாது. ஆனால், அதற்கு இணையாக வேகமாக ஓடலாம். நமக்கும் நேரத்துக்குமான ரேஸில் வெல்ல சில வழிகள்...
 

எது நம் இலக்கு... 

மிகவும்  முக்கியமான ஒன்று என்னவென்றால் நம்முடைய குறுகிய கால  இலக்கு - நீண்ட கால  இலக்கு என்னவென்று நாம் அறிவோம். அதுதான் நம்மிடையே  எது முக்கியம் எது முக்கியமில்லை  என்பதை வேறுபடுத்திக்காட்டும். நாம் எதைநோக்கி செல்லவேண்டும், எதை அடைய வேண்டும் என்ற தெளிவான சிந்தனை நம் தினசரி வேலைகளை வரிசைப்படுத்த உதவும். பின்னர், சரியான வேலைக்கு அதிக நேரத்தை செலவிட முடியும்.  

லிஸ்ட் போடுங்க 

மாறி வரும் வாழ்வில், ஸ்மார்ட் ஃபோன் காலத்தில் நாம் தவற விட்டிருக்கும் முக்கிய பழக்கம் 'லிஸ்ட் போடுவது'. ஆம்,  மளிகை கடைக்கு போனாலும், மலையேற போனாலும் நம் வேலைகளை, எடுத்து செல்ல வேண்டியவற்றை, முடித்து வர வேண்டியவற்றை பட்டியலிடுவது நம் நேரத்தை நிர்வகிக்க உதவும். ஒரு பேப்பர் எடுத்து எழுத வேண்டுமென்றில்லை. எத்தனையோ 'டே பிளானிங் ஆப்'கள் (day planning app) இருக்கின்றன. பட்டியல் போடுவது நம்முடைய அந்த 20 சதவீதத்தின் உற்பத்தியை அதிகரிக்கும். நம்முடைய மனதை தெளிவாக வைக்கவும்,நம்முடைய ஆற்றலையும்,மன அழுத்தத்தையும் பாதுகாக்க உதவும். எதையும் பிளான் பண்ணி பண்ணனும். 

ஒரு பேப்பரிலோ, கைபேசியிலோ அல்லது கணினியிலோ நம்முடைய பார்வைக்கு படும்படி வேண்டும். பெரியவேலைகளை  சிறு சிறு குறிப்புகளாக எழுதிவைத்துக்கொண்டு சோர்வடையாமல் ஒன்றொன்றாக முடிக்கலாம். முடித்தவுடன் அதனை டிக் அல்லது அடித்துவிட்டால் நமக்கு முடித்துவிட்டோம் என்ற திருப்தி இருக்கும்.

தள்ளிப்போடாதே...

முக்கியமான வேலைகளை தள்ளிப்போடுவது என்பது, அந்த வேலையை செய்யாததற்கு சமம். ஊடகத் துறையில் இருப்பவர்களுக்கு நன்றாகத் தெரியும். முதல் நாள் முக்கிய செய்தியாக இருப்பது, செயல்படுத்தாவிட்டால் மறுநாள் முக்கியத்துவமற்றுப் போகும். ஒரு சேல்ஸ் மேனேஜருக்கு 31ஆம் தேதி முடிக்காத வேலை, மறுநாள் முடித்தால் பயனில்லாமல் போகும். அதே நேரம், தள்ளிப்போடுவது பல சமயங்களில் உதவும். எப்படி? உடனடி தேவையில்லாத வேலைகளை தள்ளிப் போட வேண்டும்.       
 

இந்த ஸ்மார்ட் போன் தான் எல்லாத்துக்கும்  காரணம்... 

 

நாம் அட்டவணையிட்டுள்ள வேலைகளைச் செய்யும்போது நமக்கு தொலைபேசி அழைப்பு மற்றும் மின்னஞ்சல் இடையூறாக இருக்குமெனில் அவற்றை தவிர்த்து நம் வேலைகளை இடையூறின்றி தொடரலாம். 2017 ஆய்வு ஒன்றின்படி, ஸ்மார்ட் போன் பயன்படுத்துபவர்கள் ஒரு நாளைக்கு கிட்டத்தட்ட 3 மணிநேரத்தை அதில் செலவிடுகிறார்களாம். பொன்னான காலத்தை போனில் தொலைக்கலாமா?  

ஒரு பிரேக் வேணும்ப்பா... 

நாம்  செய்யும் வேலைகளுக்கிடையே இடைவேளை விட்டு தொடருவது மிகவும் அவசியம். அப்படிவிடும்போது நமக்கு அது புத்துணர்ச்சியாக இருக்கும். அந்த வேலையை சிறப்பாக செய்து முடிக்கலாம். தொடர்ந்து மணிக்கணக்கில் ஒரு வேலையை செய்து கொண்டே இருப்பது உண்மையில் 'ப்ரொடக்டிவிட்டி' (productivity) எனப்படும் உற்பத்தித்திறனை அதிகப்படுத்தும்.    

ஷேர் பண்ணுங்கள்  

இன்றைய மேலாண்மை திறன்களில் மிக முக்கியமாகக் கருதப்படுவது டெலிகேஷன்  (delegation) எனப்படும் 'வேலையை சரியாக பிரித்து வழங்குதல்'. எப்போதுமே எல்லா நேரங்களிலுமே நம்மால் எல்லா வேலைகளை இழுத்துப்போட்டு செய்ய இயலாது. அந்த சமயத்தில் யார் அதற்கு தகுதியானவரோ அவரிடம் அந்த வேலையை ஒப்படைக்கவேண்டும். இதைத் தான் திருவள்ளுவர், 'இதனை இதனால் இவன் முடிக்கும் என்றாய்ந்து அதனை அவன்கண் விடல்' என்று அன்றே கூறினார். 

'நோ' சொல்லிப் பழகுங்கள்  

இது மிகவும் முக்கியமான ஒன்று. நம்முடைய நேரம் மிகக்குறைவு என்றபொழுது, நாம் அனைத்துக்கும் 'முடியும்' என்று சொல்ல முடியாது. எனவே நமக்கு கொடுக்கப்பட்ட வேலை எவ்வளவு முக்கியம் வாய்ந்தது என தீர்மானித்து அதை நம்மால் செய்ய இயலாத நேரத்தில் பக்குவமாக "முடியாது" என்று சொல்லிவிடலாம். சில படங்களில், கதைகளில் சொல்வது போல 'முடியாது என்ற வார்த்தையே என் அகராதியில் கிடையாது' என்பதெல்லாம் இல்லை. தேவையில்லாததற்கு முடியாது என்று சொல்லாவிட்டால், தேவையானது உங்களை விட்டுச் செல்லும்.   

இந்த டிப்ஸ்களை செயல்படுத்துங்கள். நம் பொன்னான நேரத்தை சரியாக பயன்படுத்துங்கள்.  நேரத்துடனான ரேஸில் நாமே ஜெயிக்க வேண்டும்.